PRINCIPAIS ETAPAS
Pode-se iniciar o trabalho por meio da compreensão da estratégia a ser seguida e do escopo do plano a ser traçado. Isto é, o planejamento tem início na visão de futuro (que é a estratégia), seguida da definição ou validação da identidade organizacional (valores, missão, postura estratégica) e do diagnóstico ambiental (forças, fraquezas, ameaças e oportunidades) para a seleção de macro-objetivos (diretrizes) que irão se desdobrar em objetivos táticos a serem cumpridos por planos de ação (executados por membros de diferentes funções e níveis hierárquicos).
DEFININDO METAS
Para evitar a criação de um planejamento engessado com indicadores que só ‘contam’ o que já se passou, o produtor deve adotar uma metodologia
para a definição de objetivos que equilibre as várias forças que impulsionam seu negócio, considerando também indicadores que ‘contem’ o que pode acontecer. Com este objetivo, o Balanced Scorecard (BSC) pode ser adotado como uma ferramenta de vital importância.
Mas o que é o BSC? É uma metodologia que busca alinhar ações individuais com os objetivos do negócio e da organização, orientando o desempenho e a responsabilidade por toda a equipe, através da definição de indicadores de desempenho, considerando 4 perspectivas chave: FINANCEIRA, CLIENTES, PROCESSOS INTERNOS, APRENDIZADO E CRESCIMENTO. A lógica da metodologia está baseada no conceito CAUSA X EFEITO, isto é, para obter os resultados financeiros almejados (no topo das prioridades), há que considerar outros aspectos como a capacitação da equipe, a padronização dos processos produtivos, o acompanhamento das tendências de mercado, etc. Tudo está interligado. Complementando este fluxo, a comunicação rápida e clara dos resultados é uma peça fundamental.
BSC NA PRÁTICA
A proposta dos autores da metodologia é que a definição dos objetivos, metas e indicadores seja feita através do desenho de um Mapa Estratégico. Veja um exemplo da estruturação de um mapa aplicado numa pequena propriedade leiteira, incluindo sua representação gráfica:
• Com base na sua estratégia, o empresário deve analisar o ambiente (interno e externo) para definir a sua visão de futuro que propiciará a seleção de objetivos estratégicos.
• Com base no BSC, neste exemplo, foram definidos 4 objetivos, sendo 1 para cada perspectiva: Capacitar a equipe; Padronizar a execução de rotinas; Produzir leite com qualidade; Aumentar produção de leite.
• Numa rápida análise sob a ótica CAUSA X EFEITO, temos: com funcionários qualificados, os processos produtivos serão executados de acordo com as normas de qualidade, com a redução de desperdícios e custos, otimizando e ampliando a produção e, como consequência, aumentando os lucros.
• São definidos então os indicadores que deverão ser acompanhados em relação a valores ideais traçados. Não devem ser definidos muitos indicadores (pois o custo de acompanhá-los poderia ser maior do que o benefício almejado). As metas devem ser desafiadoras sem serem impossíveis de serem alcançadas.
• Metas devem conter: O QUE SERÁ MEDIDO / O OBJETIVO QUANTITATIVO / O PRAZO. Veja alguns exemplos deste Mapa Estratégico:
DESAFIO: GERENCIAMENTO
Outro aspecto que deve ser avaliado refere-se ao acompanhamento das ações e resultados. Por isso, deve-se buscar ferramentas tecnológicas que auxiliem a gestão da execução do plano. Sistemas de gestão podem e devem ser aplicados no sentido de apoiar a mensuração e divulgação do desempenho. Veja algumas características que devem ser consideradas no software a ser adotado:
• Facilidade e rapidez de acesso por todos os envolvidos.
• Praticidade na inserção dos parâmetros do planejamento (metas, indicadores).
• Ambiente de navegação que permita agilidade no lançamento de resultados.
• Relatórios objetivos e de qualidade.
• Segurança e consistência do banco de dados.
• Tecnologia de ponta.
PENSAMENTO ESTRATÉGICO APOIADO PELA TECNOLOGIA
Toda empresa precisa ser dinâmica em seu campo de atuação e isso exige flexibilidade e pensamento estratégico contínuo. Para viabilizar esta constante busca pela vantagem competitiva, o produtor deve acompanhar, em tempo real, seus resultados para agilizar a tomada acertada de decisão e, para isso, deve se apoiar em uma metodologia prática, tal como o BSC, além de contar com um bom sistema de controle informatizado, ferramenta indispensável para o acompanhamento preciso e tempestivo das informações e índices da propriedade.
