Em um setor como o agronegócio, cada dia mais competitivo, planejar é fundamental.

Fluxo de caixa

Fluxo de caixa é uma ferramenta gerencial que controla a movimentação financeira, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um determinado período – pode ser diário, semanal, mensal etc. Trata-se de um instrumento simples e poderoso, importante para tornar a gestão financeira de uma empresa mais eficiente.

Ele é montado a partir do levantamento dos compromissos já firmados (contas a pagar e a receber) e dos previstos ao longo do período desejado. Seu principal objetivo é prever com maior precisão quando ocorrerá sobra ou falta de dinheiro em caixa. Esta visão antecipada permite tomar precauções para diminuir o problema da falta de dinheiro para pagar as contas. Ou em uma situação de grande sobra de caixa, buscar investimentos para aplicá-la.

O controle do fluxo de caixa pode auxiliar:

• Na programação de compras e vendas (aumenta poder de negociação);
• Na determinação de melhor ocasião para repor estoques;
• No agendamento de manutenções preventivas;
• Na avaliação do melhor momento para fazer investimentos.

Como começar um controle de Fluxo de Caixa?

1. Reúna todas as contas a pagar e a receber já compromissadas;
2. Organize as contas por data de vencimento ou recebimento;
3. Baseando-se no histórico, nas tendências do mercado (como aumento no preço de insumos), na evolução do seu negócio (aumento de área plantada ou compra de matrizes, por exemplo) e nos compromissos já firmados, liste uma previsão de despesas e receitas de hoje até a data final do período a ser avaliado. É importante definir as datas prováveis de pagamentos ou recebimentos;
4. Busque o saldo atual real de sua empresa, ou seja, quanto ela tem em caixa no momento.

Com todas estas informações em mãos, você poderá iniciar o controle em um programa específico ou em uma planilha. O uso de planilhas, muitas vezes, atende muito bem o objetivo. Já o uso de um programa diferenciado pode aumentar a rapidez na análise e tomada de decisão.

Dicas para a definição das previsões:

• Sempre consulte o histórico de sua empresa (caso o tenha);
• Informações de empresas semelhantes podem ajudar (benchmarking);
• Ser conservador pode ser interessante;
• É importante conhecer quais gastos variam e quais não variam com o volume produzido por sua empresa (custos fixos e variáveis);

Exemplo:

Para facilitar o entendimento será demonstrado como fazer este controle em uma planilha simplificada. O exemplo trata-se de um fluxo de caixa previsto para um período de 4 meses em uma fazenda produtora de leite:

Note na tabela acima as entradas de dinheiro em fundo verde e, em vermelho, as saídas. Todas foram alocadas de acordo com o tipo (venda de leite, despesas com agricultura…) e por data de vencimento (mês 1, mês 2…). Cada valor lançado nessa planilha é a soma dos compromissos já firmados mais os previstos para o mês correspondente. Em fundo cinza está o saldo inicial, ou seja, a quantidade de dinheiro existente em caixa no início do mês 1.  O saldo final do mês 1 é calculado da seguinte forma: saldo inicial mês 1 + total de entradas mês 1 – total de saídas mês 1 = saldo final mês 1. O saldo inicial do mês 2 é igual ao saldo final do mês 1. O mesmo é feito para os cálculos dos saldos iniciais e finais dos meses seguintes.

Após a montagem do fluxo é hora de analisá-lo. Ao verificar o saldo final do mês 4, observamos que ao final do período haverá dinheiro suficiente para pagar todas as contas. Porém, o saldo fica negativo entre os meses 2 e 3. Isto se deve a altas despesas com agricultura no mês 2.

Uma opção para evitar que falte dinheiro nestes meses é antecipar para o mês 2 a venda de recria excedente prevista para o mês 4, circulada de azul na figura abaixo:

Ao simular a venda das novilhas no mês 2, o saldo final de todos os meses ficam positivos. Conforme indicado na tabela a seguir:

É válido lembrar que, ao antecipar a previsão de venda dos animais, algumas contas deverão ser revisadas como as despesas com o rebanho, que deverão diminuir.

Outra opção seria buscar um empréstimo bancário de curto prazo. Neste caso, sem o fluxo de caixa não saberíamos previamente quanto dinheiro a fazenda necessitaria e tampouco as melhores datas para receber e quitar o empréstimo.  A fazenda ficaria em débito com seus fornecedores e sujeita a cobranças de juros mais elevados.

No caso exemplificado, várias outras decisões poderiam ser tomadas, tais como: adiar algumas compras para depois do mês 3 (trabalhando com estoque menor), realizar  compras com maior prazo de pagamento etc. É muito importante o uso da criatividade neste momento.

Atualização do Fluxo de Caixa

Com o decorrer do tempo, à medida que os pagamentos e recebimentos reais forem acontecendo, as previsões devem ser substituídas pelos realizados. Para evitar falhas, é muito importante atuar no processo de coleta destas informações para que todas as notas cheguem com valores e vencimentos corretos. Além disso, um treinamento adequado de quem irá realizar os lançamentos é fundamental.

Neste momento, uma boa maneira de cercar os erros é fazer a conciliação bancária, ou seja, fazer o comparativo entre o extrato bancário da conta em que ocorrem movimentações da empresa e o controle financeiro da planilha ou programa.

Organizar e manter o fluxo de caixa atualizado é trabalhoso, mas recompensador. É preciso ser sistemático neste controle. Crie o hábito de verificar, analisar e registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido.

A diferença entre o previsto e realizado poderá lhe mostrar o quanto você conhece do seu negócio e o quanto o mercado dele é imprevisível. Mas, certamente, a cada vez que fizer este trabalho de definir as previsões, aprendizado é gerado e as previsões se tornarão mais assertivas.

Que seus saldos finais sejam sempre positivos!